Zarządzanie kadrami w enova365

Rozproszona struktura firmy nie musi być wyzwaniem dla kadr

Agencje pracy często mają filie w różnych miastach Polski i za granicą. Na rynku działa też wiele przedsiębiorstw o rozproszonej strukturze. To, co je łączy to problem utrzymania porządku w dokumentacji. Im większa firma i – co za tym idzie – wyższy poziom zatrudnienia, tym większym wyzwaniem jest sprawny przepływ dokumentów między pracownikami a działem kadr.

Wdrożenie w firmie systemu, w którym są gromadzone informacje o pracownikach, to współcześnie jedynie połowiczne rozwiązanie – pozostaje jeszcze kwestia obiegu dokumentacji. Pracownicy mogą co miesiąc składać rozmaite wnioski, a dla tych, którzy są zatrudnieni na podstawie umów cywilnoprawnych konieczne jest wygenerowanie odpowiednich dokumentów. System enova365 to najnowszej generacji oprogramowanie ERP, które wspomaga działy kadr i płac w codziennej pracy.

Potężne, mobilne oprogramowanie ERP

Oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi powinno być przede wszystkim elastyczne. Dotychczas najczęściej z takiego narzędzia (zainstalowanego na jednym lub kilku komputerach) korzystała wąska grupa osób – pracownicy działu kadr. System enova365 wprowadza innowacyjne rozwiązanie w postaci mobilności. Nie ma znaczenia, czy osoba odpowiedzialna za kadry i płace jest w siedzibie firmy, czy też w delegacji – w każdym momencie ma dostęp do wszystkich informacji, a to dlatego, że dostęp do programu jest możliwy zarówno przez przeglądarkę, jak i aplikację mobilną.

Nie bez znaczenia dla funkcjonalności systemu enova365 pozostaje fakt, że to potężna baza danych, którą można wykorzystać w dalszych czynnościach kadrowo-płacowych. Program pozwala na zgromadzenie wszystkich informacji o poszczególnych pracownikach: danych personalnych, ustalonych zasad wynagradzania oraz danych o obowiązkowych i dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych. Moduł Kadr to jednak nie jedyny, z którego mogą korzystać pracownicy działu HR – do ich dyspozycji są także: Płace (rozliczenia etatów i umów cywilnoprawnych, pożyczek pracowniczych), Kalendarze (odnotowanie obecności i nieobecności, rozkładu pracy poszczególnych pracowników), Deklaracje (deklaracje podatkowe i zgłoszeń ubezpieczeniowych) oraz Zarządzanie Zasobami Ludzkimi (dokonywanie ocen pracowników, ewidencja kursów i szkoleń, które oni odbyli).

Co wyróżnia enova365?

Zgromadzenie informacji o pracownikach w systemie i możliwość dostępu do bazy danych za pośrednictwem różnych urządzeń to nie wszystko – wspomnieć należy o Pulpicie Pracownika, czyli narzędziu do samoobsługi pracowniczej. W tradycyjnym modelu funkcjonowania działu kadr pracownik, który chce skorzystać z urlopu, składa wniosek w formie papierowej. Jeżeli pracuje poza siedzibą firmy, korzysta z operatora pocztowego. Tą drogą otrzymuje również odpowiedź, a cała procedura trwa co najmniej tydzień.

System enova365 pozwala przyśpieszyć proces kontaktu między pracownikiem a kadrami. Za pomocą Pulpitu Pracownika osoba zatrudniona składa wszelkie wnioski, np. o wspomniany urlop czy wypłatę świadczenia w związku z delegacją. Co ważne, podania można złożyć za pomocą urządzeń mobilnych. Wszystkie wnioski są automatycznie przesyłane do przełożonych, a po uzyskaniu ich akceptacji, przekierowywane do działu kadr.

Wdrożenie Pulpitu Pracownika oraz Pulpitu Kierownika pozwala na sporą oszczędność czasu – wnioski są przesyłane drogą online, co eliminuje papierowy obieg dokumentów. Jednocześnie przełożeni tuż po zapoznaniu się z wnioskiem mogą podejmować dalsze decyzje. Pracownik otrzymuje też szybciej informację zwrotną, co pozwala mu np. zaplanować czas w sytuacji, gdy chce skorzystać z urlopu. Znika wreszcie problem rozrastającej się z roku na rok papierowej dokumentacji pracowniczej – kolejne segregatory i przestrzeń, aby je przechowywać nie są potrzebne.

System bezpieczny i zgodny z aktualnymi przepisami

Dane pracowników muszą być bezpieczne – dostęp do nich może mieć jedynie wąska, upoważniona do tego grupa osób. System enova365 jest tak zaprojektowany, aby zgromadzone informacje nie dostały się w ręce niepożądanych osób – dokumentacja pracownicza jest udostępniana jedynie do tego uprawnionym.

Zatrudnianie pracowników wiąże się koniecznością spełnienia wielu wymogów nałożonych przez ustawodawcę. Przykładowo pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy zatrudnionych osób. System enova365 jest zgodny z wymogami ustawowymi i aktualizowany w odpowiedzi na zmieniające się przepisy. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w nowoczesny sposób pozwala też zmniejszyć ryzyko wystąpienia pomyłek – czas pracy czy wykorzystane dni urlopu są zliczane automatycznie.

W czasach, gdy liczy się szybkość i dokładność, a przepisy zmieniają się bardzo często, system enova365 jest potężnym narzędziem, które pozwala zautomatyzować część procesów, zaoszczędzić czas i efektywniej prowadzić kadry. Jeżeli chcesz usprawnić obieg dokumentów i informacji w swoim zakładzie pracy, skorzystaj z nowoczesnego rozwiązania. System enova365 jest dystrybuowany poprzez sieć partnerów, a jednym z nich jest poznańska firma Infotelecom. Szczegółowa oferta tej firmy została zaprezentowana na jej stronie internetowej – www.infotelecom.pl.

//