Weryfikacja potencjalnych kontrahentów – podstawa zarządzania ryzykiem
Najczęściej problemy z cash flow w firmie są spowodowane nieterminowymi płatnościami kontrahentów. Faktury – wystawione już z długim terminem – nie są regulowane na czas, przez co ilość gotówki na działalność operacyjną spada. Warto zatem zminimalizować ryzyko wystąpienia takich komplikacji.
Chociaż nie da się przewidzieć każdej sytuacji, weryfikacja potencjalnego kontrahenta może ograniczyć zagrożenie jego niewypłacalnością. Jakie informacje warto sprawdzić? Kluczowe kwestie to:
- poprawność danych rejestrowych – np. z KRS lub CEIDG, w zależności od formy prawnej, w jakiej działa przyszły kontrahent – oraz uprawnienia poszczególnych osób do zaciągania zobowiązań;
- poprawny status podatnika VAT, obecność na tzw. białej liście VAT i zgodność numeru konta podawanego do rozliczeń z tym, który został podany;
- status firmy – tzn. to, czy nie znajduje się ona w stanie restrukturyzacji, postępowania naprawczego czy upadłości;
- sytuacja finansowa kontrahenta – jego ewentualne zadłużenia oraz obecnie spłacane zobowiązania.
Istotne będą również ewentualna obecność przedsiębiorstwa na liście sankcyjnej, wydane wobec niej ostrzeżenia KNF czy dane finansowe ze sprawozdań KRS. Wszystkie te informacje może zawierać np. raport z BIG InfoMonitor. W przypadku weryfikacji małego lub średniego przedsiębiorstwa może być on wzbogacony wskaźnik ryzyka MŚP – wyliczany przez ekspertów grupy BIK i przedstawiony w postaci prostej oceny literowej. Uzyskanie tych danych to wskazówka, która pozwoli wycofać się ze współpracy z mało wiarygodnymi kontrahentami. W rezultacie pomoże to uniknąć spowodowanych nią problemów z cash flow.
Przeprowadzenie weryfikacji kontrahenta to także jeden z elementów prewencji powstawania zatorów płatniczych – ryzyko rośnie, gdy płynność finansowa spółki spada. Trudno wówczas regulować własne zobowiązania wobec kontrahentów, a problemy z czasem zaczynają narastać.
Pogłębione monitorowanie płatności
Aby utrzymać płynność finansową, warto zadbać o dobry system do zarządzania finansami firmy. Powinien on umożliwiać automatyzację wystawiania faktur i ich wysyłki do kontrahentów – tak, aby nie umknęło wysłanie żadnego dokumentu rozliczeniowego.
Istotne jest również pilnowanie terminów płatności i przypominanie klientom oraz kontrahentom o należności do zapłaty. Pomocnym „motywatorem” może być w tym kontekście pieczęć prewencyjna zaufanej instytucji, np. BIG InfoMonitor, na fakturze – koniecznie wraz z informacją, że brak płatności w terminie może doprowadzić do umieszczenia negatywnego wpisu w BIG. Do bazy można zgłosić długi firm już od kwoty 500 zł. Z tej opcji można skorzystać pod warunkiem, że od terminu płatności upłynęło minimum 30 dni, a na miesiąc przed wpisem poinformowano o tym zamiarze nierzetelnego partnera w ustawowym wezwaniu do zapłaty.
Działania wyprzedzające – zanim jeszcze dojdzie do opóźnień – to kolejny krok, który pomaga zminimalizować zaburzenia przepływów pieniężnych w dużej firmie.
Racjonalne zarządzanie zapasami
Jednym z zaniedbań prowadzących do obniżenia płynności finansowej jest nieracjonalne zarządzanie zasobami. Jednym z obrazowych przykładów są nieadekwatnie duże zamówienia materiałów produkcyjnych – niedopasowane do skali realnych działań operacyjnych. Ich składowanie oznacza zbędne mrożenie środków i zajmowanie przestrzeni magazynowej.
Warto rozważyć wdrożenie bardziej racjonalnych metod gospodarowania zapasami, które pozwalają zachować zdrowy balans między ilością zapasów a kosztami magazynowania. W tym kontekście warto wymienić m.in. koncepcje just-in-time, EOQ, MRP czy DRP czy metodę punktu zamówienia. Dobranie odpowiedniej wymaga analizy specyfiki procesów biznesowych.
Rozsądna polityka kadrowa
Jeżeli firma zmaga się z problemami z płynnością finansową, warto przyjrzeć się zatrudnieniu. Czy liczba stanowisk w przedsiębiorstwie odpowiada jego realnym potrzebom? Czy zachowanie obecnej liczby pracowników przekłada się na siłę wytwórczą firmy? Dokładna analiza może wykazać, że np. niektóre etaty wymagają redukcji albo zmodyfikowania zakresu obowiązków.
Jak widać, istnieją różne rozwiązania, które mogą pomóc w utrzymaniu płynności finansowej przedsiębiorstwa. Należy dobrać te, które najlepiej wpisują się w sytuację firmy i obserwować, czy ich wdrożenie przynosi pożądane efekty.
Opracowano na zlecenie Biura Informacji Gospodarczej InfoMonitor S.A.