W ramach nowego zarządzenia urzędnicy zobowiązani są do stosowania zasad prostego języka w dokumentach i komunikatach skierowanych do mieszkańców. W praktyce oznacza to, że pisma urzędowe powinny być zwięzłe, precyzyjne, logiczne, bezpośrednie, poprawne i dostępne dla każdego odbiorcy, niezależnie od poziomu jego wiedzy. Celem jest to, aby mieszkańcy mogli zrozumieć treść dokumentów już po pierwszym przeczytaniu.
„Nawet skomplikowane kwestie można wyjaśnić w prosty sposób. Wymaga to jednak wiedzy i odpowiednich narzędzi, które teraz będą dostępne dla każdego pracownika urzędu” – podkreślają twórcy projektu.
Projekt jest realizowany we współpracy z Uniwersytetem im. Adama Mickiewicza oraz Poznańskim Centrum Superkomputerowo-Sieciowym (PCSS). Wspólnie te instytucje łączą nowoczesne technologie z tradycją filologiczną, aby zapewnić skuteczną i przystępną komunikację.
Jednym z efektów tej współpracy jest narzędzie „Proste Pismo”, stworzone przez PCSS. To innowacyjne rozwiązanie pełni rolę bazy wzorcowych, uproszczonych tekstów, z której urzędnicy mogą korzystać przy tworzeniu dokumentów. Narzędzie wyposażone jest także w moduł sztucznej inteligencji, który sugeruje, jak upraszczać i redagować teksty zgodnie z zasadami prostego języka.
Aby ułatwić wdrożenie nowego standardu, w każdym wydziale i biurze urzędu zostaną wyznaczeni liderzy, odpowiedzialni za nadzór nad prostotą i zrozumiałością pism. Ich zadaniem będzie również identyfikacja i uproszczenie najbardziej złożonych dokumentów, które trafiają do mieszkańców.
Zarządzenie obejmuje również treści publikowane na stronie internetowej miasta oraz w Biuletynie Informacji Publicznej. Dzięki temu mieszkańcy będą mieli łatwiejszy dostęp do potrzebnych informacji.
Wprowadzenie prostego języka w urzędzie to także część szerszej idei Smart City, która zakłada, że nowoczesne miasta powinny dążyć do uproszczenia procesów administracyjnych i zapewnienia równych szans dostępu do usług publicznych.
Efektem współpracy urzędu miasta z UAM jest również nowy kierunek studiów podyplomowych „Prosty język w instytucjach publicznych”. Program ten ma na celu kształcenie ekspertów, którzy będą wspierać instytucje w poprawie jakości komunikacji i podnoszeniu prestiżu administracji publicznej.
Rekrutacja na trzecią edycję tych studiów trwa do 30 września 2024 roku. Absolwenci kierunku zdobywają wiedzę na temat prostego języka oraz umiejętności tworzenia klarownych i przyjaznych tekstów, które ułatwiają komunikację z obywatelami.