Zmiany w urzędach od 1 marca!

Zmiana będzie naprawdę duża, bo wszystkie akta przechowywane w archiwach Urzędu Miasta Poznania znajdą się w Systemie Rejestrów Państwowych, czyli centralnej bazie danych. Dobra wiadomość jest taka, że teraz przy wielu formalnościach w urzędzie wystarczy pokazanie dowodu osobistego. Żadnych odpisów aktów zgonu, ślubu czy urodzenia nie trzeba będzie ze sobą nosić, bo to wszystko będzie już w systemie, a jeśli się okaże, że dokument z innego miasta jeszcze nie istnieje w wersji cyfrowej – to do obowiązków urzędnika będzie należało skontaktowanie się z tamtą placówką i uzyskanie dokumentu.

Kolejną zmianą jest zawieranie związków małżeńskich poza urzędem stanu cywilnego. Dotyczyć to będzie nie tylko osób w stanie zagrożenia życia lub zdrowia albo pozbawionych wolności, ale także tych, którzy wskażą miejsce zawarcia małżeństwa zapewniające zachowanie uroczystej formy jego zawarcia oraz bezpieczeństwo osób obecnych na tej uroczystości.
– Już mamy ponad dwadzieścia zgłoszeń do takiej uroczystości, a szczyt ślubów jeszcze przed nami – mówi Mariusz Kopeć. – Wśród miejsc jest jezioro Rusałka i rezydencja w Antoninie.

Jednak zapis “miejsce zapewniające zachowanie uroczystej formy” jest dość nieprecyzyjny. Jakie miejsca będą spełniały kryteria, a jakie nie?
– Lepiej, żeby to nie było przy przysłowiowym kotlecie, ze stołami zastawionymi do konsumpcji w tle – tłumaczy sekretarz Tamm.

Następna nowość ucieszy z pewnością przyszłych rodziców. Zlikwidowany zostanie także obowiązek dostarczania odpisów aktów stanu cywilnego niezbędnych do załatwienia spraw oraz będzie możliwość uzyskania numeru PESEL noworodka przy sporządzeniu aktu urodzenia. Dziecku będzie można także nadać imię obcego pochodzenia – do tej pory decydowała o tym interpretacja dość nieprecyzyjnych przepisów przez urzędników poszczególnych USC, teraz zostało to ujednolicone. Nadal jednak będzie obowiązywał przepis mówiący, że dziecku można nadać maksymalnie dwa imiona.

Większość czynności wykonywanych w USC zostanie też odmiejscowionych – to znaczy, że odpis aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu będzie można uzyskać w dowolnym miejscu Polski czy konsulacie naszego kraju. Bo dzięki ogólnopolskiej cyfrowej bazie danych urzędnik w każdym z tych miejsc będzie mógł ściągnąć potrzebne dane. Dotąd wiele formalności należało przeprowadzać w miejscu stałego zameldowania, co dla wielu osób stanowiło kłopot, gdy na przykład czasowo pracowały czy przebywały zupełnie gdzie indziej. Teraz nie będą miały tych problemów, bo nie tylko takie sprawy będzie można załatwić w dowolnym urzędzie, ale też z dowodów osobistych zniknie w ogóle rubryka z adresem, a także te z rysopisem i podpisem.
– Dowody wydane przed 1 marca nie będą musiały być wymienione – podkreśla Katarzyna Wilk, dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich UMP. – Jednak w nowych dowodach, wydanych po 1 marca, wszystkich tych danych już nie będzie.

Jednak w wielu urzędach, jak choćby urzędzie pracy, a także bankach czy urzędach skarbowych sprawę można załatwić jedynie tam, gdzie jest się zameldowanym. Czy w takich sytuacjach nowy dowód wystarczy? Okazuje się, że niezupełnie.  
– Zgodnie z tym, co podał do wiadomości Związek Banków Polskich, większość banków zgadza się przyjąć oświadczenie od klienta, gdzie mieszka – wyjaśnia Mariusz Kopeć, kierownik USC w Poznaniu. – Jak na przykład będą postępować sądy, jeszcze nie wiemy.

Trwa więc wielkie wprowadzanie danych do cyfrowego rejestru, co nie jest łatwe ze względu na ogrom akt i fakt, że wiele z nich trzeba wprowadzić do centralnego systemu zwyczajnie je przepisując. A jest ich całkiem sporo…
– Znajdą się tam wszystkie dokumenty, które mamy, a mamy od 100 lat, część jeszcze po niemiecku – mówi Stanisław Tamm, sekretarz miasta. – Natomiast akty zgonów i ślubów mamy z ostatnich 80 lat.

To ogromna praca, a przecież uruchomienie bazy danych nie zwolni pracowników z wykonywania codziennych obowiązków. Dlatego Urząd Stanu Cywilnego zatrudni dodatkowo 8 osób na czas określony, by wprowadzanie danych nie wpływało na bieżącą działalność urzędu.

Sekretarz miasta ostrzega jednak poznaniaków, że pewnych perturbacji można się spodziewać – i prosi poznaniaków o zrozumienie, gdyby na jakiś dokument musieli czekać dłużej lub gdyby musieli na wszelki wypadek dostarczyć któryś z nich w papierowej wersji.
– Nie znamy całej bazy danych, bo będzie dla nas dostępna dopiero od 1 marca, a system testowy, na którym pracowaliśmy, nie działał tak, jak powinien – tłumaczy Stanisław Tamm. – Oczywiście mamy opracowane działania w sytuacjach awaryjnych, ale i tak prosimy o wyrozumiałość.

Dlatego idąc do urzędu, żeby coś załatwić, lepiej po staremu mieć przy sobie papierowe dokumenty, które mogą nam być potrzebne, a które – teoretycznie – powinny już istnieć w systemie w wersji cyfrowej. I jeszcze trochę gotówki na wypadek, gdyby było nam potrzebne – także na papierze – zaświadczenie o zameldowaniu. Bo wykonanie odpisu tego dokumentu kosztuje 17 złotych…