Prawo do zgłoszenia kandydatów w przypadku nagrody mają radni Poznania, członkowie kapituły nagrody, towarzystwa naukowe oraz placówki naukowe działające w Poznaniu. W przypadku stypendiów mogą to zrobić także radni czy członkowie kapituły, ale też władze Poznańskiego Towarzystwa Przyjaciół Nauk, uczelnie wyższe, placówki naukowe i stowarzyszenia naukowe.
Do nagrody artystycznej kandydatów moga zgłaszać radni miejscy, członkowie kapituły, stowarzyszenia, fundacje oraz szkoły działające w Poznaniu, a w przypadku stypendiów – radni członkowie kapituły, stowarzyszenia, związki i grupy twórcze oraz szkoły artystycznym i uczelnie wyższe.
Wnioski o przyznanie nagrody lub stypendium można składać do 30 kwietnia 2012 roku. Druki wniosków w wersji elektronicznej znajdują się na stronie internetowej http://bip.city.poznan.pl (sprawy wg wydziałów).
Wnioski można nadsyłać na adres Urzędu Miasta Poznania – Wydział Kultury i Sztuki, pl. Kolegiacki 17, 61-841 Poznań lub składać osobiście w sekretariacie. Dodatkowe informacje: SEKRETARIAT WKiS – tel. 061 878 54 55.
Uroczyste wręczenie nagród odbędzie się tradycyjnie 29 czerwca podczas sesji Rady Miasta Poznania, w dniu Święta Miasta obchodzonego z okazji imienin jego patronów – świętych Piotra i Pawła.