Digitalizacja dokumentacji pracowniczej. Od nowego roku czeka nas rewolucja!

Od stycznia 2019 roku dokumenty pracownicze będą mogły być przechowywane tylko przez 10 lat

Życie pracodawcy w Polsce nie należy do najłatwiejszych. Cała masa formalności, nie najniższe podatki, zobowiązania względem urzędów… Na szczęście nowe regulacje wprowadzone na mocy ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku, a wchodzące w życie 1 stycznia 2019, mają za zadanie w dłuższej perspektywie czasu ułatwienie prowadzenia biznesu i mogą znacznie obniżyć koszty związane z archiwizacją i przechowywaniem akt pracowników.

Aktualne przepisy związane z dokumentacją pracowniczą zobowiązują pracodawcę do przechowywania takich kartotek przez 50 lat! Wystarczy wyobrazić sobie w tej chwili firmę, która działa na rynku od 25 lat a liczba jej pracowników w tym okresie nie spadła nigdy poniżej 500 osób. Pracodawca w związku z tym musi posiadać i przechowywać gigantyczne archiwa dokumentów – kilometry półek zastawionych aktami pracowniczymi! To poważne wyzwanie nie tylko pod względem finansowym, ale również logistycznym. 

Jakie konkretnie problemy wiążą się z koniecznością przechowywania dokumentów pracowniczych przez 50 lat?

Komplikacji z tym związanych jest mnóstwo, ale warto zwrócić szczególną uwagę na kilka z nich. Do problemów wynikających z do tej pory obowiązującego prawa można zaliczyć:

• systematycznie zwiększająca się ilość czasu potrzebna na zarządzanie archiwum, która postępuje wprost proporcjonalnie do okresu zatrudnienia pracowników w firmie;
• konieczność ciągłej, ręcznej aktualizacji zbiorów dokumentacji, co zabiera cenny czas pracowników działu kadr;
• skomplikowany proces przepływu dokumentów pomiędzy działami przedsiębiorstw, co wiąże się z dodatkowym ryzykiem zgubienia lub zniszczenia kartotek;
• wymóg posiadania wykwalifikowanej kadry zajmującej się archiwizacją (szczególnie w firmach zatrudniających dużą ilość pracowników), która będzie dbała o higienę zbioru dokumentów (chociaż zadania te można powierzyć profesjonalnej firmie zewnętrznej);

Stare akty prawne odchodzą do lamusa – to ulga dla firm

Aktualnie obowiązujące zapisy związane z archiwizacją kartotek pracowniczych przez pół wieku są archaizmem, który dosłownie potrafi spędzić właścicielom firm sen z powiek. Nowe przepisy na szczęście skracają obowiązek przechowywania takich dokumentów (z pewnymi obostrzeniami, o czym później) do 10 lat, a to już znaczna ulga. Co więcej – przedsiębiorcy nie będą już musieli do tego używać tradycyjnych teczek akt osobowych  pełnych zadrukowanych arkuszy papieru, ponieważ zastąpią je elektroniczna teczka osobowa.

Efektami takiego rozwiązania są duże oszczędności finansowe dla firmy (Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii twierdzi, że może to być nawet 200 tys. zł. rocznie w przypadku firm zatrudniających ok. 500 pracowników!) , ułatwienia logistyczne związane z samą archiwizacją (zwolni się przestrzeń do zagospodarowania w firmie, w której dotychczas znajdowały się archiwa), jak również…ochrona środowiska, co w przypadku jednego z najbardziej zanieczyszczonych krajów Unii Europejskiej nie jest bez znaczenia. 

W jaki sposób wykorzystać nowe prawo na korzyść swojej firmy? Odpowiedzią jest digitalizacja dokumentów! 

Wiele firm zdecydowało się na krok digitalizacji (wykonania cyfrowej kopii) dokumentów już dawno temu, chociaż takie działanie miało jedynie charakter pomocniczy dla zarządzania olbrzymimi ilościami stron kartotek pracowniczych. Wraz z nową ustawą, przedsiębiorstwa będą mogły przechowywać dokumenty w formie elektronicznej, a więc uwolnić duże powierzchnie w swoich budynkach, które do tej pory zajmowały archiwa zakładowe. 

To, co do tej pory “zagracało” dziesiątki metrów kwadratowych biur, będzie mogło znaleźć się od nowego roku w bezpiecznej przestrzeni cyfrowej. 

Powyżej wspomniane zostały główne korzyści wynikające z digitalizacji dokumentów, ale wymienić trzeba jeszcze jedną, niebagatelną zaletę takiego rozwiązania. Chodzi mianowicie o oszczędność czasu. Dzięki przechowywaniu akt pracowniczych w formie cyfrowej, dostęp do nich jest błyskawiczny i może być realizowany przez wielu uprawnionych pracowników jednocześnie. Szacuje się, że dzięki temu zaoszczędzić można od 30 do 50% czasu, który poświęcany był tradycyjnie na przepływ dokumentów w firmie. Jak mówi stara, mądra sentencja – “czas to pieniądz”, a digitalizacja jest w stanie przyspieszyć lwią część wszystkich procesów zachodzących w przedsiębiorstwie związanych z obiegiem dokumentacji pracowniczej. 

Jakie obostrzenia dotyczące czasu przechowywania dokumentów pracowniczych wprowadza nowa ustawa? 

Każdy akt prawny wiąże się z koniecznością dostosowania do niego całego systemu i nie inaczej jest w tym przypadku. Aby spełniać wymagania ustawy, należy pamiętać o następujących obostrzeniach:

• dokumenty pracownicze osób zatrudnionych przed 1999 rokiem, przechowywać należy nadal przez 50 lat; 
• kartoteki pracownicze osób zatrudnionych w latach 1999-2018 przechowywać należy przez 10 lub 50 lat (decyzja należy do pracodawcy – skrócony czas dotyczy pracowników, którzy złożyli oświadczenia ZUS OSW i ZUS RIA);
• 10-letni okres konieczności przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy osób, które podjęły pracę po 2018 r. 

Digitalizacja dokumentacji pracowniczej, czyli duże oszczędności i usprawnienie funkcjonowania firmy

Aby skorzystać ze wszystkich udogodnień płynących z możliwości krótszego przechowywania kartotek pracowniczych i to w formie cyfrowej, wybrać należy odpowiednią firmę, która profesjonalnie zrealizuje dla Ciebie to zadanie. 

Ochrona danych osobowych, bo do takich niewątpliwie należy dokumentacja pracownicza,  choćby ze względu na przepisy RODO, zachowanie wysokiej jakości skanów dokumentacji, odpowiednie ich zabezpieczenie i skatalogowanie w formie ułatwiającej szybkie dotarcie do potrzebnych informacji to tylko niektóre aspekty, na które trzeba zwrócić uwagę przy wyborze firmy dokonującej digitalizacji dokumentacji pracowniczej. 

Warto postawić więc na zaufaną, doświadczoną firmę o międzynarodowej renomie, takiej jak Rhenus Data Office Polska. Odpowiednia realizacja digitalizacji to oszczędność pieniędzy, większa sprawność funkcjonowania firmy, odciążenie pracowników wielu działów, przyspieszenie procesu obiegu dokumentów oraz lepszy przepływ wiedzy i informacji wewnątrz przedsiębiorstwa. Digitalizacja dokumentów pracowniczych to po prostu świetna inwestycja, która wyłącznie pozytywnie może wpłynąć na rozwój całego biznesu!